He tenido la fortuna profesional de trabajar durante varios años para una reconocida multinacional danesa. Allí aprendí el poder y la importancia de tener reuniones edificantes con mi equipo y que de veras supusieran un impacto positivo.
Creo que el no establecer reuniones o llevarlas a cabo de una manera no estructurada es uno de los grandes cuellos de botella de las clínicas dentales en España.
Es esencial fijar en la agenda una serie de reuniones grupales (sin abusar de las mismas para no caer en un mal llamado reunionitis) y también individuales.
Parte práctica: Revisando las reuniones
Durante las reuniones grupales, se revisan planes de acción, los resultados obtenidos, se analizan aspectos de mejora y se renueva el compromiso de todos los integrantes del grupo. A continuación, te lanzo una serie de preguntas con el objeto de hacerte replantear en qué medida son mejorables la calidad de vuestras reuniones.
¿Cuál es la calidad de las reuniones grupales que mantienes con tus colaboradores?, ¿cada cuanto tiempo tienen lugar?, ¿se envía una agenda previa a los participantes?, ¿se extrae de la reunión un acta, con un plan de acción colectivo e individual?
¿Cómo son las evaluaciones del desempeño de cada colaborador?, ¿le has reconocido (privada o públicamente) a tu colaborador esas aéreas de talento?, ¿has plasmado por escrito las habilidades o talentos de tus colaboradores?, ¿cómo les puedes ayudar a que las mejoren aún más?, ¿en qué situaciones pueden ponerlas en práctica?
Respecto a los aspectos de mejora o interferencias, ¿cómo los habéis abordado?
Considero que en una clínica dental han de tener cuatro tipos de reuniones:
- FICHA DE PUESTO DE TRABAJO: Una vez que el gerente de la clínica ha redactado por escrito (documento ficha de puesto de trabajo) aquellas competencias y rol profesional de cada una de las personas de la clínica teniendo en cuenta cuales son las tareas que se suelen solapar, es conveniente mantener una reunión individual con cada uno de los miembros de la clínica de una hora para exponerles y consensuar cuáles serán sus específicas áreas de desempeño. Tras esta reunión se exponen las conclusiones en grupo.
- REUNIÓN DIARIA: Se trata de una reunión breve, de diez o quince minutos al máximo para motivar al equipo hacia los objetivos del día, anticipando posibles problemas, recordando quien es cada paciente que viene en el día y otras eventualidades varias (proveedores, trabajo de laboratorio). Además, en esta reunión es conveniente repasar rápidamente qué ha pasado en el día precedente.
- EVALUACION DEL DESEMPEÑO: En estas reuniones que suelen tener lugar con una frecuencia de dos meses se analiza cual es el desempeño del colaborador para con su cometido acordando qué se va a hacer para solucionar las eventuales áreas de mejora. Durante estas reuniones es también fundamental que el director de la clínica use el reconocimiento positivo sobre aquellos logros o buenas prácticas del colaborador.
Algunas recomendaciones para las reuniones:
- Apuntar aquellos aspectos que se pretenden abordar en cuanto a los aspectos de mejora de la persona
- Explicar la naturaleza de la evaluación de estas reuniones que tendrán lugar cada dos meses y cuyo objetivo es hacer un seguimiento de las dificultades que pueda tener el colaborador a lo largo del tiempo, así como darse feedback mutuo de aquellos aspectos que son susceptibles de mejora.
- Preguntar cuáles son los puntos que el líder (o jefe) a de mejorar en la relación profesional con el colaborador. No reaccionar negativamente ante las posibles críticas. Hacer preguntas aclaratorias.
- Preguntar cuáles son los aspectos de mejora del colaborador en su desempeño diario
- Escribir un informe de la reunión para poder retomarla dentro de dos meses donde se había dejado.
- REUNIONES GRUPALES: En estas reuniones se analiza el desempeño del equipo, la facturación, cómo va la clínica en términos generales y también se abordan eventuales problemas que puedan haber surgido. La duración debería ser de unas tres horas y la frecuencia una vez cada tres meses.
Volviendo al análisis de los eventuales problemas: para buscar la causa real de los problemas, utiliza la regla de los 5 porqués. La técnica de los 5 Porqués es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.
Se basa en un proceso de trazabilidad, se analizan las posibles causas al problema caminando hacia atrás, hasta llegar a la última causa que originó el problema. (Ten en cuenta que no tienen por qué ser exactamente 5 preguntas, pues esto va a depender de la longitud del proceso causal del problema). El objetivo de esta técnica es descubrir información vital de modo sistemático, analizar las causas ocultas y desarrollar soluciones a las preguntas planteadas. Se puede aplicar a la resolución de un conflicto, toma de diagnóstico o la toma de decisiones.
Ejemplo de los 5 porqués: producto defectuoso que pesa más de lo permitido en las especificaciones.
- ¿Por qué ha ocurrido el defecto en el producto? -> Porque la báscula no pesaba bien.
- ¿Y por qué no pesaba bien? -> Porque la báscula no estaba calibrada.
- ¿Y por qué no estaba calibrada? -> Porque no se siguió el calendario de calibración.
- ¿Y por qué no se siguió el calendario de calibración? -> Porque la persona responsable estaba de vacaciones.
- ¿Y por qué no había una persona sustituyéndola?
A partir de ahí podemos establecer conclusiones y proponer soluciones. En este caso la solución podría ser poner un suplente a la persona que realiza las calibraciones durante su periodo de vacaciones.
¿Por qué creemos que te resultaría positiva nuestra colaboración en vuestra clínica dental?
- Nuestro propósito no es únicamente incrementar la cantidad de conocimientos de nuestros clientes, sino apoyarles a implementar con éxito, las buenas prácticas de gestión de clínicas dentales.
- Enfoque dental es una consultoría de formación especializada en gestión en el sector dental que ofrece procesos consultoría personalizados para cada clínica dental.
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- El objetivo de nuestro trabajo es implantar el círculo de la excelencia en tu clínica dental, que consiste en comprometer y formar a tu equipo de profesionales, fidelizar a tus pacientes y aumentar las primeras visitas.
- En Enfoque dental, acompañamos a las clínicas dentales en su camino hacia la mejora continua mediante mystery patient, coaching, formación en marketing/ventas, protocolos de atención al paciente, estrategia de las clínicas dentales exitosas y trabajo en equipo. Además, también nos podemos ocupar del plan de marketing de las clínicas con las que trabajamos.
Ante cualquier duda, pregunta, reflexión o aspecto que deseéis comentar no dudes en ponerte en contacto conmigo. Será un placer poder ayudarte.
