Gestión excelente de la agenda de una clínica dental

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Uno de los grandes errores en la gestión de la clínica es configurar incorrectamente la agenda de tratamientos. En muchas ocasiones, nos centramos únicamente en rellenar huecos para que el personal no tenga espacios libres, pero olvidamos que fundamentalmente la agenda de una clínica dental tiene que estar pensada para los pacientes.

¿Cómo gestionar la agenda de tu clínica dental de forma exitosa?

Te damos las claves para tener una agenda correctamente configurada, para evitar retrasos y estrés y que sea una de las patas sobre las que apoyar el éxito dela gestión de tu clínica.

Estimar una duración realista de cada uno de los actos médicos que se realizan en la clínica dental

Es necesario elaborar previamente un listado de los tratamientos más habituales y establecer la duración prevista de cada uno de ellos. Recuerda contar con tiempo para imprevistos y para eventuales retrasos. Así, por ejemplo, si se establece que la duración de una primera visita es de 40 minutos; en este tiempo se tendrá que prever no solo el tiempo destinado para desarrollar la práctica clínica en sí, sino también el tiempo que se dedicará a hablar con el paciente, dar asesoramiento, preparar el gabinete, elaborar la historia clínica o presentar el tratamiento.

Agrupar el mayor número de actos médicos que se puedan hacer en un día

Debemos procurar que cada paciente tenga que venir el mínimo número de veces a la clínica y que cada visita tenga la duración que realmente se merece para así hacer las cosas bien y con calma, evitando así cometer errores.

Por ejemplo: un paciente llega a una clínica dental con un diente fracturado y que es posible salvar y no colocar un implante.

En un modelo de odontología tradicional realizaríamos un día la gingivectomía y en dos o tres sesiones, en función de la disponibilidad de la agenda, realizaríamos la endodoncia. Después tras varios días, llevaríamos a cabo la restauración y tras varios días después las impresiones. A los 5 días aproximadamente colocaríamos las restauraciones. Por último, tras diez días aproximadamente haríamos la última revisión.

Teniendo en cuenta que la endodoncia se realiza en dos sesiones (algo muy habitual), sumaríamos un total de 7 visitas y un total de tiempo empleado de aproximadamente 6 horas.

Sin embargo, si procedemos según un enfoque de agrupar tratamientos lo más posible:

  • Primera visita: Gingivectomía: 30 min
  • Tras 9 días: Retirada sutura + endodoncia: 120 min
  • Tras 4 días: Restauradora+ impresiones+ colocación de restauraciones: 90 min
  • A los 10 días: Revisión: 30 min

En únicamente cuatro sesiones y un total de 4 horas y media hemos resuelto el mismo trabajo.

Intentar distribuir tratamientos por días para así poder preparar los gabinetes con el material y aparatología adecuada para cada tipo de tratamiento

Así se simplifican los circuitos de trabajo. Esto es sobre todo útil para clínicas con dos o tres gabinetes. La situación quedaría, por ejemplo:

  • Lunes: Prótesis y primeras visitas
  • Martes: Implantología y cirugía oral
  • Miércoles: Ortodoncia y periodoncia
  • Jueves: Odontología conservadora y odontopedriatría
  • Viernes: Revisiones

Por supuesto que esta propuesta varía y depende del volumen de tratamientos que tenga cada clínica.

Esto es especialmente necesario en aquellos casos en los que se necesite la asistencia de colaboradores externos, cuya disponibilidad está limitada a ciertos días u horas, para la realización de un tratamiento concreto.

Dedicar gabinetes a propósitos concretos en la medida de lo posible

Dependiendo de la tasa de ocupación de la clínica (concepto que veremos en el módulo de gestión empresarial de una clínica dental), llevar a cabo esto es más o menos sencillo.

Por ejemplo:

  • Gabinete 1: Higiene
  • Gabinete 2: Primeras visitas y odontología conservadora
  • Gabinete 3: Periodoncia
  • Gabinete 4: Ortodoncia

Es fundamental destinar diariamente un espacio para urgencias

Como se ha mencionado previamente, no se debe olvidar que en el día a día de una clínica se producen visitas imprevistas (urgencias) o retrasos inevitables que deben tener también su tiempo reservado si no se desea que afecten a la planificación realizada

Generar cada día espacios de tiempo vacíos en la agenda

Estos espacios servirán para absorber los retrasos acumulados o para ubicar en ellos las citas solicitadas en el mismo día por pacientes que no puedan esperar

La odontología digital ha llegado para quedarse y supone un importante ahorro de tiempo en relación con la odontología analógica. Es por ello importante, ir incorporando las diferentes herramientas existentes de odontología digital para mejorar los tiempos de trabajo.

Todos estos conceptos y puntos expuestos han de ser pensados para cada clínica ya que la casuística entre distintas clínicas varía mucho. Con el tiempo y haciendo las modificaciones adecuadas, podremos llegar a definir los tiempos de una manera más adecuada y hacer una excelente gestión de la agenda de tu clínica dental.

Pedro Morchón Camino Director de Enfoque dental Coach certificado por Asociación española de coaching ejecutivo (AECOP) y la Asociación española de programación neurolingüística (AEPNL) Teléfono: 671038509 / Email: info@enfoquedental.com
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