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Gestión de la agenda de una clínica dental de forma excelente

Uno de los grandes errores en la gestión de la clínica es configurar incorrectamente la agenda de tratamientos. En muchas ocasiones, nos centramos únicamente en rellenar huecos para que el personal no tenga espacios libres, pero olvidamos que fundamentalmente la agenda de una clínica dental tiene que estar pensada para los pacientes.

¿Cómo gestionar la agenda de tu clínica dental de forma exitosa?

Te damos las claves para tener una agenda correctamente configurada, para evitar retrasos y estrés y que sea una de las patas sobre las que apoyar el éxito dela gestión de tu clínica.

Estimar una duración realista de cada uno de los actos médicos que se realizan en la clínica dental

Es necesario elaborar previamente un listado de los tratamientos más habituales y establecer la duración prevista de cada uno de ellos. Recuerda contar con tiempo para imprevistos y para eventuales retrasos. Así, por ejemplo, si se establece que la duración de una primera visita es de 40 minutos; en este tiempo se tendrá que prever no solo el tiempo destinado para desarrollar la práctica clínica en sí, sino también el tiempo que se dedicará a hablar con el paciente, dar asesoramiento, preparar el gabinete, elaborar la historia clínica o presentar el tratamiento.

Agrupar el mayor número de actos médicos que se puedan hacer en un día

Tenemos que organizar nuestra agenda de tal manera que se puedan hacer en un día para que cada paciente tenga que venir el mínimo número de veces a la clínica y cada visita tenga la duración que realmente se merece para así hacer las cosas bien y con calma, evitando con ello cometer errores.

Por ejemplo: un paciente llega a una clínica dental con un diente fracturado y que es posible salvar y no colocar un implante.

En un modelo de odontología tradicional realizaríamos un día la gingivectomía y en dos o tres sesiones, en función de la disponibilidad de la agenda, realizaríamos la endodoncia. Después tras varios días, llevaríamos a cabo la restauración y tras varios días después las impresiones. A los 5 días aproximadamente colocaríamos las restauraciones. Por último, tras diez días aproximadamente haríamos la última revisión.

Teniendo en cuenta que la endodoncia se realiza en dos sesiones (algo muy habitual), sumaríamos un total de 7 visitas y un total de tiempo empleado de aproximadamente 6 horas.

Sin embargo, si procedemos según un enfoque de agrupar tratamientos lo más posible:

  • Primera visita: Gingivectomía: 30 min
  • Tras 9 días: Retirada sutura + endodoncia: 120 min
  • Tras 4 días: Restauradora+ impresiones+ colocación de restauraciones: 90 min
  • A los 10 días: Revisión: 30 min

En únicamente cuatro sesiones y un total de 4 horas y media hemos resuelto el mismo trabajo.

Intentar distribuir tratamientos por días para así poder preparar los gabinetes con el material y aparatología adecuada para cada tipo de tratamiento

Así se simplifican los circuitos de trabajo. Esto es sobre todo útil para clínicas con dos o tres gabinetes. La situación quedaría, por ejemplo:

  • Lunes: Prótesis y primeras visitas
  • Martes: Implantología y cirugía oral
  • Miércoles: Ortodoncia y periodoncia
  • Jueves: Odontología conservadora y odontopedriatría
  • Viernes: Revisiones

Por supuesto que esta propuesta varía y depende del volumen de tratamientos que tenga cada clínica.

Esto es especialmente necesario en aquellos casos en los que se necesite la asistencia de colaboradores externos, cuya disponibilidad está limitada a ciertos días u horas, para la realización de un tratamiento concreto.

9 tips para mejorar la gestión de la agenda de una clínica dental
9 tips para mejorar la gestión de la agenda de una clínica dental

Dedicar gabinetes a propósitos concretos en la medida de lo posible

Dependiendo de la tasa de ocupación de la clínica (concepto que veremos en el módulo de gestión empresarial de una clínica dental), llevar a cabo esto es más o menos sencillo.

Por ejemplo:

  • Gabinete 1: Higiene
  • Gabinete 2: Primeras visitas y odontología conservadora
  • Gabinete 3: Periodoncia
  • Gabinete 4: Ortodoncia

Destinar diariamente un espacio para urgencias

Como se ha mencionado previamente, no se debe olvidar que en el día a día de una clínica se producen visitas imprevistas (urgencias) o retrasos inevitables que deben tener también su tiempo reservado si no se desea que afecten a la planificación realizada

Generar cada día espacios de tiempo vacíos en la agenda

Estos espacios servirán para absorber los retrasos acumulados o para ubicar en ellos las citas solicitadas en el mismo día por pacientes que no puedan esperar

La odontología digital ha llegado para quedarse y supone un importante ahorro de tiempo en relación con la odontología analógica. Es por ello importante, ir incorporando las diferentes herramientas existentes de odontología digital para mejorar los tiempos de trabajo.

Todos estos conceptos y puntos expuestos han de ser pensados para cada clínica ya que la casuística entre distintas clínicas varía mucho. Con el tiempo y haciendo las modificaciones adecuadas, podremos llegar a definir los tiempos de una manera más adecuada y hacer una excelente gestión de la agenda de tu clínica dental.

Confirmar todas las citas previamente

El recordatorio previo de la cita uno o dos días antes mediante SMS o WhatsApp es importante para la ideal organización de la agenda y evitar malentendidos, cancelaciones y retrasos por parte del paciente.

Tener un Software para digitalizar las historias de los pacientes y sus citas

En el tendremos organizados los tiempos de cada tratamiento, los horarios de cada colaborador, facilitara mucho el trabajo diario de agendar.

No olvidarse de establecer el tiempo y días correctos para las primeras visitas

Es necesario dejar huecos en la agenda para citar al paciente lo antes posible. De la calidad de atención que se le dé desde el primer instante dependerá su posterior fidelización. Debemos de mentalizarnos que el primer contacto con nuestro paciente es clave para que confíe en nosotros y acepte el tratamiento que le recomendamos, así como convertirse en prescriptores estupendos de nuestra clínica. ¿Cómo fidelizar a un paciente para siempre en una clínica dental?

Todos estos conceptos y puntos expuestos han de ser pensado para cada una clínica ya que cada casuística entre distintas clínicas varía mucho.

La importancia de la correcta gestión de la agenda de una clínica dental

La correcta gestión de tu clínica dental pasa por una perfecta organización, planificación y optimización de recursos. La gestión de la agenda es una de las partes clave para el perfecto fluir diario de pacientes.

Su adecuada gestión nos permite tener una clínica dinámica y funcional, libre de retrasos y agobios para los profesionales del centro, permitiéndonos dar un servicio excelente y diferencial a nuestros pacientes.

En ENFOQUE DENTAL apostamos desde hace más de 10 años por una experiencia del paciente excelente. Ellos sencillamente son nuestra razón de ser. La satisfacción del paciente pasa por establecer en el centro un protocolo de gestión del paciente encaminado a lograr la satisfacción del mismo.

Una agenda bien organizada en tiempos no va a permitir dar el correcto trato tanto a nivel clínico como emocional, permitiendo entablar con nuestros pacientes una relación que permitirá su fidelización y posterior recomendación.

La agenda debe de estar diseñada para el paciente. Ten muy en cuenta los motivos de cada paciente a la hora de planificar las citas, y recuerda la planificación de la agenda de la clínica dental en un punto muy importante para el desarrollo correcto del trabajo en el centro.

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