Cuadro de mando integral (cmi) de una clínica dental

Es una herramienta de gestión empresarial definida por unos indicadores numéricos financieros y no financieros, que miden el cumplimiento de unos objetivos relacionados entre si, alineados con la estrategia de la empresa. La alta dirección de las compañías lo utilizan para comprobar que la empresa está cumpliendo con dichos objetivos.

Si los indicadores no van en línea con los objetivos, se establecen unos determinados planes de acción para su cumplimiento.

Los indicadores son llamados KPI´S, las iniciales de Key Performance Indicator. Cuya traducción sería indicadores claves del desempeño.

Cuadro de mando integral. Características

Estructura de CMI

Los indicadores de un CMI están divididos en cuatro grandes categorías:

Para nuestro estudio en una clínica dental, debido a su idiosincrasia, no necesariamente vamos a tener en cuenta esta división.

El CMI es un sistema abierto, no existe un modelo único para cada tipología de negocio y dentro de cada empresa el CMI es diferente.

Si estudiaremos unas variables comunes para todas las clínicas, que nos servirán como base de nuestro CMI.

Esta herramienta empresarial nos define la situación de la clínica en el pasado, en la situación actual y además pronosticará el futuro. Este es un elemento importante del CMI, adelantarse a los acontecimientos y diseñar planes de acción para conseguir aproximarnos lo máximo posible a nuestros objetivos.

Para cada variable debemos marcarnos unos objetivos que nos servirán de referencia.

A quien va dirigido el CMI, quien lo va a usar

Esta herramienta empresarial es usada principalmente por la alta dirección de una empresa. En nuestro caso el dueño o gerente de la clínica. Pero no solo es utilizado por el gerente.

Los objetivos que nos marcamos en los indicadores del CMI se derivan de los objetivos principales dentro de nuestra organización, y todo el equipo de la clínica tiene que ser partícipe de dichos objetivos. Por tanto todo el equipo tendrá conocimiento de algunos de los Kpi´s´s de nuestro CMI.

Esto ayudará al personal a conocer en todo momento si están realizando un trabajo adecuado, si van por el buen camino, en que elementos o funciones de la clínica están fallando. Les servirá también de elemento motivador.

En algunos casos estos indicadores servirán para establecer la retribución variable de alguno de los trabajadores de la clínica.

Por ejemplo: la persona encargada de entregar y presentar los presupuestos debe conocer en todo momento el porcentaje de aceptación de dichos presupuestos, el objetivo marcado por la gerencia y si no está llegando a dicho objetivo, establecer junto a la gerencia y otra parte del equipo un plan de acción para alcanzarlo.

Como debe ser un cuadro de mando:

  • Fácil obtención: No podemos perdernos en la elaboración del cuadro. El cuadro debería obtenerse de manera prácticamente automática. El diseño si nos puede llevar más tiempo, pero el día a día tiene que ser casi inmediato.

 

  •  Comprensible: Todos los Kpi´s´s utilizados en nuestro cuadro de mando integral deben ser entendibles.

 

  • No muy extenso: Si no se hace muy farragoso y pierde utilidad. En verdad un CMI puede llegar a ser extenso, pero entonces debe estar perfectamente estructurado, con racionalidad y que la observación y estudio de los datos sea sencilla.

 

  • Útil.: Escoger las variables que verdaderamente nos reporten utilidad para la gestión de nuestra clínica. No se trata de llenar el cuadro de indicadores que no nos aportan nada.

 

  • Fiable: Si los datos están equivocados puede ser contraproducente y llevarnos a conclusiones equivocadas.

De donde obtenemos esta información:

  • Programa de gestión de la clínica: Lo más adecuado por su fiabilidad. Los cuadros de mando diseñados por los actuales programas de gestión suelen ser bastante deficientes, incompletos y a veces de difícil lectura.

 

  • Cuadros de Excel: Lo más utilizado actualmente. Tenemos que introducir los datos doblemente, en el programa de gestión y en Excel. Mayor posibilidad de error, cada vez que tengamos una variación en la clínica, como un nuevo doctor tenemos que rediseñar la hoja de cálculo.

Como leer un CMI

  • El CMI está integrado por indicadores con unos objetivos a alcanzar. La lectura del CMI comienza con la comparación entre estas dos magnitudes. Pero además vamos a utilizar la comparación con nuestras propias variables en otro horizonte temporal, por ejemplo, comparar la facturación de un mes con la del mismo mes del año anterior. Incluso compararemos con variables de la competencia.

 

  • El horizonte temporal de la mayoría de los indicadores del CMI es mensual. Estos mismos indicadores también dispondremos de ellos a nivel anual. De todas formas, existirán algunas variables para los que sea necesario su control casi diario. El ejemplo más evidente, el número de primeras visitas que nos solicitan.

 

  • El análisis de algunos de los KPI´S´s tendrá más sentido si tomamos los datos anuales y no mensuales, sobre todo en clínicas de reducido tamaño, donde los datos mensuales pueden estar algo desvirtuados. Son los datos anuales lo que verdaderamente nos aportarán información valiosa.
Pedro Morchón Camino Director de Enfoque dental Coach certificado por Asociación española de coaching ejecutivo (AECOP) y la Asociación española de programación neurolingüística (AEPNL) Teléfono: 671038509 / Email: info@enfoquedental.com
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