Control de la tesorería de una clínica dental

El control de tesorería es el conjunto de políticas y técnicas que adopta la empresa para conseguir ser más eficiente en la gestión de los recursos financieros.

Que son los recursos financieros: En nuestro caso el disponible que tenemos en caja, bancos o en inversiones financieras.

Que tenemos que gestionar con esos recursos, principalmente los pagos que tenemos que realizar.

Existe otra pata del control de la tesorería como es búsqueda de la rentabilidad a nuestros excedentes de tesorería, pero de esa parte no hablaremos.

El control de la tesorería en una empresa conlleva siempre asumir riesgos, como son los impagos, con todos los problemas que puede acarrear los mismos, como problemas con los proveedores, imposibilidad de financiación para nuestras inversiones o para circulante, no poder trabajar con financieras.

Por tanto es muy importante la planificación de nuestros pagos.

Es una herramienta útil para tener controlada la situación, o tener una menor incertidumbre, en lo que respecta al dinero que disponemos para los pagos.

La tesorería nos ayudará también a la toma de decisiones de inversión. Lo veremos más adelante.

Acciones a realizar

Para el control de la tesorería es necesario realizar una serie de acciones:

Revisar las facturas que han entrado ese día. Casarlos con los albaranes, que anteriormente han sido punteados con la entrada de mercancías. Ver que coincide la mercancía recibida con lo facturado por el proveedor.

Comprobar las cuentas corrientes. Ver los cargos que han pasado por el banco son correctos y el saldo de las cuentas.

Deberemos poner al día el Excel con las previsiones de tesorería.

Aunque parezca muy aparatoso no se tarda más de 5 minutos al día.

Con hacerlo una vez cada dos o tres días es suficiente.

Control de facturas

Necesitamos llevar un control de las facturas de proveedores.

En un porcentaje muy pequeño, pero sucede a veces que algún proveedor, nos envían dos veces un cargo al banco de la misma factura o se equivocan con el importe. Es por esta razón que es necesaria una comprobación que el cargo en el banco ha sido el correcto. En teoría una vez realizada la contabilidad, se vería reflejado este descuadre, pero para muchos asesores pasan desapercibidos dichos errores y el dueño de la empresa ha tenido que ser el que comprueba los saldos de proveedores para percatarse de dicho error.

Como herramienta a utilizar vamos a usar el Excel.

Cada vez que recibamos una factura tenemos que apuntarla en Excel de la siguiente manera.

Tendremos en la columna de la derecha los pagos que hay que realizar a los proveedores por meses.

Situación de la tesorería

  • Activo: El dinero del que disponemos. En caja, en bancos, en activos financieros.
  • Pasivo: Todo el dinero que debemos. Préstamos al banco, leasing, si tenemos, incluso alguna deuda con alguno de los socios.

Lo ideal es que la diferencia sea positiva.

Previsión

Aquí vemos un ejemplo de una previsión de tesorería:

En la última línea podemos observar el saldo de tesorería, en este ejemplo podemos observar que para el mes de abril podemos tener una tensión de tesorería, por lo que sería conveniente tomar las medidas correctoras.

Relaciones con los bancos

Hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Comprobación mensual de los abonos de la tarjeta en la cuenta.
  • Negociación de la comisión del TPV.
  • Revisión de las comisiones bancarias.
  • Tener más de un banco ideal. Más posibilidades de negociación.

Gestión de compras

Para una adecuada gestión de compras y control de stocks es conveniente atender los siguientes puntos:

  • Productos inventariables por familias y subfamilias.
  • Almacén principal y secundarios (Gabinetes, esterilización, …)
  • Selección de proveedores por: calidad del servicio, precio y formas de pago.
  •  Productos con unos estándares de calidad. No cambiar por doctor.
  • Evitar rotura de stock.
  • Designar un responsable de compras.
  • Los pedidos tienen que tener un albarán.
  • Verificación de pedidos
  • Realizar inventarios periódicamente.

Inversiones

Tenemos que ser conscientes que las inversiones son necesarias para el normal desarrollo de la actividad y para modernizar y estar acorde con la competencia.

En muchas clínicas que no tienen claro que herramienta financiera tienen que escoger para realizar las inversiones.

Dependerá de la situación económica de cada clínica.

Lo ideal es siempre pagar una inversión con nuestros propios fondos. ¿De que dependerá? Precisamente de nuestra situación de tesorería. Si tenemos suficientes excedentes es lo ideal. Hay gente que tiene la mentalidad que al financiar algo, y no pagarlo en efectivo considera que tiene más patrimonio. Es una falacia, el patrimonio de uno es el activo menos el pasivo, es decir las deudas.

Pedro Morchón Camino Director de Enfoque dental Coach certificado por Asociación española de coaching ejecutivo (AECOP) y la Asociación española de programación neurolingüística (AEPNL) Teléfono: 671038509 / Email: info@enfoquedental.com
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