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Cuenta de resultados de una clínica dental

¿Cómo llevar el control de Gastos y Beneficios mensuales en una clínica dental?

Elabora una cuenta de resultados y calcula los gastos y beneficios de tu clínica dental gracias a este manual.

Existe una cuenta de pérdidas y ganancias que presentamos a Hacienda todos los años. Dicha cuenta no fue ideada con fines analíticos, sino para la presentación de las cuentas anuales. Las empresas, para saber sus resultados (beneficios o pérdidas) con el objetivo de analizarlos, controlarlos y para la toma de decisiones, utilizan lo que llamamos cuenta de resultados analítica.

Así, la Cuenta de Explotación analítica es una herramienta interna de la empresa, cuya finalidad es reflejar el resultado real de ésta. Es flexible en cuanto a su estructura, por lo que se podrá adaptar a la clasificación y modelo analítico de cada empresa. Además, permite un análisis mensual de la información.

Cuenta de resultados ingresos y gastos
Cuenta de resultados analítica: ingresos y gastos

En la mayoría de las pequeñas empresas, se suele atender mucho a los ingresos y menos a los gastos. Por ello, la cuenta de resultados, además de comprobar nuestros beneficios, nos ayuda a controlar nuestros gastos.

Debemos evitar sobredimensionar los costes de nuestra clínica y confundir gastos con pagos, aunque están muy relacionados. En una cuenta de resultados, los gastos los cumplimentamos a posteriori, una vez se han producido. En el control de tesorería, los pagos estaban incorporados a nuestra previsión antes de suceder. Aquí mostramos los epígrafes típicos de una cuenta de resultados de una clínica dental:

Cuenta de los ingresos
Cuenta de los ingresos y gastos
Gastos fijos
Gastos fijos

Los gastos los dividimos en dos conceptos fundamentales:

Fijos: son los gastos que tendremos, aunque la producción sea cero.

Variables: van ligados íntimamente a la producción. Se dividen, a su vez, en dos tipos:

  1. Coste de ventas: gastos que están directamente relacionados con nuestra facturación. Si no hay ingresos, no hay gastos, y su proporción es exacta a los ingresos que tenemos. Esta partida será importante para el cálculo del punto muerto.
  2. Gastos en consumibles. Por ejemplo: si ingreso 4 implantes, gasto 4 implantes.

Con estos gastos variables obtenemos el margen de explotación de nuestro negocio.

Respecto a los gastos fijos, se trata de gastos recurrentes. Todos los meses tenemos, aproximadamente, esos mismos gastos. Estos posibilitan tener un exhaustivo control de gastos, de modo que nos permitan negociar con los proveedores si en algún mes se ha incrementado algún gasto más de lo habitual, e investigar por qué.

El cálculo del ebitda también nos servirá para realizar una rápida valoración de nuestra clínica. El múltiplo del ebitda puede ir desde 3 hasta 12 en los casos muy favorables para el vendedor. En clínicas unitarias, es más cercano al 3 que al 12.

Ejemplo de cuenta de resultados con sus porcentajes

En estos ejemplos, se han considerado dos escenarios:

  • El óptimo, con un ebitda cercano al 30%, una cantidad considerable.
  • El intermedio, con un ebitda del 10%, algo más acorde a una clínica tipo con unos márgenes más ajustados, debido a la fuerte competencia existente en el mercado.

Imaginemos una clínica con una facturación media de 50.000€ mensuales. El ebitda debería suponer, en el primer escenario, de 174.000€; y en el segundo escenario, de 60.000€.

Algunos aspectos de los costes para tener en cuenta son:

  • El coste variable dependerá, principalmente, de la forma de remuneración del dentista titular de la clínica y del resto de dentistas.
  • Costes de personal: no es conveniente que sea muy bajo, pues puede indicar que la carga de trabajo es excesiva para el personal.
  • Costes de estructura: cuando este valor está cercano al 15%, suele ser debido a un alquiler excesivo para la facturación del negocio.
  • Coste de marketing: no debe suponer más de un 5% del total de la facturación.
  • A una mayor facturación, los gastos variables incrementan en la misma proporción, pero los porcentajes de gastos fijos disminuyen, lo que incide directamente en el ebitda.

Control de gastos

Para llevar un exhaustivo control de gastos de la clínica dental, el formato más adecuado es el siguiente:

Control de gastos
Control de gastos

En este sentido, el ejemplo trata de un control de gastos mensuales de una clínica dental, comparándolo con la media de ese mismo año, con lo presupuestado (si existe), y con la media del año anterior.

Punto muerto o punto de equilibrio

También llamado umbral de rentabilidad, es el importe de las ventas necesarias para cubrir la totalidad de los costes y que el beneficio sea cero. A partir de esta facturación, la empresa empezará a ganar dinero. Por debajo de este importe, entramos en pérdidas, con todos los problemas que conlleva esta situación. Un mes, no pasa nada, dos meses quizás tampoco. Pero ya tres meses seguidos pueden suponer un problema importante. Habrá que estar muy vigilante al control de la tesorería, y saber si vamos a tener la necesidad de captar nuevos fondos para continuar con el normal desarrollo de nuestra actividad. Para calcular el punto de equilibrio, se utiliza la siguiente fórmula:

Importe punto de equilibrio = Gastos Fijos / % Margen de explotación

De este modo, podremos lograr tener un mayor control de los gastos que tienen lugar en la clínica dental, favoreciendo la rentabilidad y el éxito del negocio a largo plazo.

¿Debemos hacer presupuestos anuales en nuestras clínicas?

Quizás sea excesivo y no del todo necesario. En su defecto, deberíamos utilizar una comparación con los gastos del año anterior. La mayoría de los proveedores nos subirán un porcentaje por año en el coste de sus servicios y sin preaviso. Tendremos que renegociar con esos proveedores para que eliminen dicha subida.

Lo que sí suele ser necesario es establecer un presupuesto de marketing. Es muy fácil sobrepasar estos gastos de lo que teníamos previsto. Por ello, para elaborar el presupuesto de marketing, obtenemos los datos de los años anteriores, normalmente la media mensual, y a partir de ahí establecemos lo que consideremos conveniente, teniendo en cuenta las acciones comerciales que creamos que han sido más rentables.

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