Cuenta de resultados analítica de una clínica dental

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Al principio de este manual comentamos que la variable principal en una empresa era el beneficio, pero por lo difícil que resultaba obtenerla mensualmente, la variable más utilizada o más importante eran los ingresos.

En esta parte de la presentación vamos a ver como podemos obtener el beneficio.

Existe una cuenta de pérdidas y ganancias que presentamos a Hacienda todos los años. Dicha cuenta no fue ideada con fines analíticos, sino para la presentación de las cuentas anuales. Las empresas para saber sus resultados (beneficios o pérdidas) con el objetivo de analizarlos, controlarlos y para la toma de decisiones utilizan lo que llamamos cuenta de resultados analítica, que es de índole interno.

 

Ambas cuentas se diferencian en la forma de analizarla y de procesar algunas partidas.

La Cuenta de Explotación analítica es una herramienta interna de la empresa cuya finalidad es reflejar el resultado real de la empresa.

La Cuenta de Explotación analítica es flexible en cuanto a su estructura, por lo que se podrá adaptar a la clasificación y estructura analítica de cada empresa.

La Cuenta de explotación analítica permite un análisis mensual de la información.

La cuenta de pérdidas y ganancias no nos da tanta información como la analítica.

Aquí vemos un esquema de lo que es una cuenta de resultados analítica:

En la mayoría de las pequeñas empresas se atiende mucho a uno de los dos factores de una cuenta de resultados, a los ingresos, y a veces nos olvidamos del segundo componente de esta resta, los gastos.

La cuenta de resultados además de comprobar nuestros beneficios, nos ayuda a controlar nuestros gastos. Es necesario controlar las dimensiones de la clínica en referencia a los costes, debemos evitar sobredimensionar los costes de nuestra clínica. Esto sucede habitualmente en épocas de bonanza económica. Cuando el ciclo económico entra en depresión, la reducción necesaria de los costes, nos resulta a veces, difícil de realizar, Las ampliaciones de la clínica deben realizarse con un estudio pormenorizado de los gastos que nos va ocasionar. No confundamos gastos con pagos, aunque están muy relacionados. En una cuenta de resultados los gastos los cumplimentamos a posteriori, una vez se han producido. En el control de tesorería los pagos estaban incorporados a nuestra previsión antes de suceder. Aquí mostramos los epígrafes típicos de una cuenta de resultados de una clínica dental:

En la parte de ingresos, no vamos a pararnos pues la hemos estudiado en profundidad, con sus diferentes partidas con el cuadro de mando. Hemos visto como han evolucionado, que nos aporta más a nuestra clínica, etc.

Ahora se trata de estudiar los gastos. Y estos se encuadran, dependiendo del tipo que sean en diferentes bloques, y dentro de estos bloques, diferentes partidas.

Los gastos los dividimos en dos conceptos fundamentales:

  • Fijos: Son los gastos que tendremos, aunque la producción sea cero. Es verdad que algunos de los gastos fijos tienen cierta relación con la producción, pero se consideran gastos fijos. Esto no es una ciencia exacta. Por ejemplo, el gasto de la luz tiene cierta relación con la producción.

 

  • Variables: Van ligados íntimamente con la producción. Si no hay producción el coste variable es cero. Suele ser un porcentaje fijo de la producción

Los gastos variables los dividimos en dos. Esta división es algo artificial y podemos obviarla, e incluir todos los gastos como variables sin distinción.

 

En un primer bloque encontramos el coste de ventas, gastos que están directamente relacionados con nuestra facturación. Si no hay ingresos no hay gastos, y su proporción es exacta a los ingresos que tenemos. Esta partida será importante para el cálculo del punto muerto. Son llamados gastos variables.

 

Después tenemos otros gastos también variables pero que no tienen una relación tan directa con los ingresos. Serian los gastos en consumibles.

Por ejemplo: si ingreso 4 implantes, gasto 4 implantes.

Las otras compras están relacionadas con los ingresos pero no en una proporción una a una.

Con estos gastos variables obtenemos el margen de explotación de nuestro negocio.

A partir de este epígrafe van los gastos fijos. Se llaman así porque son recurrentes, todos los meses tenemos aproximadamente los mismos gastos. No siempre tenemos los mismos gastos y no todos los meses, pero se aproximan bastante, y en finanzas están

estipulados así. Por ejemplo los gastos de tarjetas de citas, son proporcionales a los pacientes que tengamos, pero a pesar de esto se consideran gastos fijos.

Se trata de llevar un exhaustivo control de gastos. Dicho control se llevará mensualmente.

Sirve para negociar con los proveedores. Saber lo que me suben cada año. Saber si algún mes ha habido algún gasto que se ha incrementado más de lo habitual e investigar porque.

Ejemplo de cuenta de resultados con sus porcentajes.

El cálculo del ebitda también nos servirá para realizar una rápida valoración de nuestra clínica, a través de utilizar el método del múltiplo del EBITDA.

El múltiplo del ebitda puede ir desde 3 hasta 12 en los casos muy favorables para el vendedor. En clínicas unitarias es más cercano al 3 que al 12.

En estos ejemplos he considerado dos escenarios El óptimo, que como su propio nombre indica, sería el más deseable. Nuestro ebitda se acerca el 30 %, que es una cantidad considerable.

Y el intermedio con un ebitda del 10 %, algo más acorde a una clínica tipo con unos márgenes más ajustados, debido a la fuerte competencia existente en el mercado.

Imaginemos una clínica con una facturación media de 50.000 € mensuales, el ebitda debería ser en el primer escenario de 174.000 € y en el segundo escenario 60.000 €.

 

  • El coste variable dependerá principalmente de la forma de remuneración del dentista titular de la clínica y del resto de dentistas.

 

  • Costes de personal. A veces no es conveniente que sea muy bajo, puede indicar que la carga de trabajo es excesiva para el personal con los consiguientes problemas que ello puede acarrear.

 

  •  Costes de estructura: Cuando este valor está cercano al 15 %, suele ser debido en la mayoría de los casos a un alquiler excesivo para la facturación del negocio.

 

  • Coste de marketing: No deben suponer más de un 5 % del total de la facturación.

 

  • Hay que tener en cuenta que los gastos fijos son recurrentes y constantes por tanto a una mayor facturación los gastos variables incrementan en la misma proporción, pero los porcentajes de gastos fijos disminuyen, lo que incide directamente en el ebitda.

Presupuestos

¿Debemos hacer presupuestos anuales en nuestras clínicas?

Quizás sea excesivo y no del todo necesario. Es una herramienta necesaria y muy potente en todas las medianas y grandes empresas, pero para una microempresa como una clínica dental no es 100 % necesario. Si lo hacemos mejor, nos servirá mes a mes para comprobar que tenemos los gastos controlados. En su defecto deberíamos utilizar una comparación con los gastos del año anterior. La mayoría de los proveedores nos subirán un porcentaje por año en el coste de sus servicios y sin preaviso, en algunos casos esa subida no será del ipc, si no mayor. Tendremos que renegociar con esos proveedores para que eliminen dicha subida.

Lo que si suele ser necesario es establecer un presupuesto de marketing. Es muy fácil sobrepasar estos gastos de lo que teníamos previsto.

Como se elabora el presupuesto de marketing:

Obtenemos los datos de los años anteriores, normalmente la media mensual, nos resultará más fácil realizar los cálculos trasladando todos los gastos a mensuales. Y a partir de ahí establecemos lo que consideremos conveniente teniendo en cuenta las acciones comerciales que creamos han sido más rentables.

Una vez que tengamos el presupuesto, intentaremos que nuestros gastos no sobrepasen dicho presupuesto.

Control de gastos

Para llevar un exhaustivo control de gastos, el formato más adecuado es el siguiente:

Es decir, mes a mes, y comparándolo con la media que lleves ese mismo año, con lo presupuestado si lo tienes y con la media del año anterior.

Punto muerto o punto de equilibrio

O también llamado umbral de rentabilidad se define de la siguiente manera:

Es el importe de las ventas necesarias para cubrir la totalidad de los costes y el beneficio sea cero. A partir de esta facturación la empresa empezará a ganar dinero.

partir de que importe de facturación empezamos a ganar dinero.

Por debajo de este importe, entramos en pérdidas, con todos los problemas que conlleva esta situación. Un mes, no pasa nada, dos meses quizás tampoco, pero ya tres meses seguidos podemos empezar a tener un problema importante. Habrá que estar

muy vigilante al control de tesorería y saber si vamos a tener la necesidad de captar nuevos fondos para continuar con el normal desarrollo de nuestra actividad.

Importe punto de equilibrio = Gastos Fijos / % Margen de explotación

Así se calcula el punto de equilibrio, con esta sencilla fórmula. Recordemos que el porcentaje de margen de explotación es igual a 1 menos el porcentaje de gastos variables que ya hemos hallado en el cuenta de resultados analítica.

Pedro Morchón Camino Director de Enfoque dental Coach certificado por Asociación española de coaching ejecutivo (AECOP) y la Asociación española de programación neurolingüística (AEPNL) Teléfono: 671038509 / Email: info@enfoquedental.com
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