Cuadro de Mando Integral en una clínica dental y los datos clave

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Cuadro de Mando Integral en una clínica dental y los datos clave.

Tener al día el Cuadro de Mando Integral y realizar un análisis de datos es necesario en las consultas de una clínica dental, independientemente de su tamaño. La profesión requiere unas necesidades de análisis financiero y de gestión.

Lo primero que se debe de analizar es cual quieres que sea tu factor de diferenciación dentro de la población de pacientes en tu zona de influencia. Una clínica dental tradicional generalmente busca diferenciarse en tratamientos de alta calidad, con profesionales muy cualificados y con los últimos avances en tecnología, dentro de una clínica de trato familiar.

Esta decisión tiene una repercusión en todos los demás índices ya que influye directamente en los costes fijos, variables, directos e indirectos.

La inversión en los integrantes del equipo tanto con una remuneración adecuada, con acceso a una formación correcta ha de ser clave. Un personal auxiliar satisfecho es de mayor implicación en el proyecto.

Igualmente, la elección de materiales de alta calidad está en relación con una mayor posibilidad de éxito clínico, pero también aumenta el coste de cada tratamiento.

 

Los datos clave de análisis en el Cuadro de Mando Integral

Es importante entender que el Cuadro de Mando Integral no sólo se trata de KPIs, sino que comienza con objetivos estratégicos que luego se traducen en iniciativas y KPIs. Una vez fijado esa declaración de intenciones, lo más importante es analizar los datos clave:

Análisis de costes

En análisis de costes fijos y semivariables es de lo primero que se ha de analizar en la consulta. La cantidad de elementos necesarios para ejercer la profesión es tremenda, pero muchos de ellos son comunes a muchos de los tratamientos. Un pequeño desglose de los costes de material fungible, instrumental y costes fijos (sueldos, agua, luz….) creo que es recomendable y una vez hecho para un gabinete puedes extrapolarlo a más. Este índice condiciona un mínimo de facturación diaria para mantener la estructura y muchos de los pacientes se sorprenderían del coste del tiempo clínico para un diagnóstico correcto, sin entrar a realizar aun ningún tratamiento.

Márgenes comerciales

Es muy importante este análisis en nuestros tratamientos, el uso de materiales de calidad y los costes fijos repercute directamente en los márgenes y como resultado en la determinación de los precios de los tratamientos. Con la situación actual de la profesión es importante este cálculo. Si se apuesta por mantener estándares altos de calidad y no en reducir costes que repercutiría en los resultados y garantías de los tratamientos, los márgenes se diluyen. Uno puede decidir libremente si prefiere márgenes más bajos, pero creo que es necesario saber el coste real de esas decisiones a nivel de imagen y reputación.

Primeras Visitas

El número de primeras visitas, junto con el porcentaje de aceptación de presupuestos, marcan la viabilidad de la clínica. Saber, en base a los costes, márgenes y previsiones, la cantidad de nuevos pacientes a los que se debe llegar, es básico. La ausencia de pacientes nuevos puede llevarnos a un problema serio de viabilidad de las estructuras que tenemos, reducción de personal e incluso cierre. Un aumento constante y estable puede colapsar la clínica dental. El número de primeras visitas un dato tremendamente importante y sus variaciones pueden indicar necesidad de acciones de marketing, necesidades de ampliación u otras necesidades que deben ser identificadas y analizadas.

Aceptación de presupuestos

Este dato sirve fundamentalmente como previsión de facturación y analizar así si poder asumir futuras inversiones y decisiones. Además, nos informa de si nuestros servicios son los que nuestra población demanda o si somos un modelo de clínica que no interesa a nuestros pacientes.

Fidelización

Es seguramente el dato más importante a analizar en mi opinión. Los pacientes es el valor clave  de nuestras consultas, nuestra vocación y obviamente nuestra fuente de ingresos. Su confianza, regresando a sus revisiones y tratamientos preventivos es el mayor éxito que puede tener una clínica dental. Además, a nivel financiero, representa un ingreso estable que se incrementa con el aumento de pacientes y que puede dar una estabilidad financiera a nuestras consultas. Saber cuántos pacientes acuden con regularidad y potenciar que sea así puede ser muy interesante a nivel empresarial y satisfactorio a nivel profesional.

Finalmente, tras estos índices, un último análisis es imprescindible. Por encima de todos ellos, aunque sin perderlos de vista, está el nivel de satisfacción que tengamos en nuestro trabajo. Tomar la decisión de realizar el tratamiento que consideras el correcto en cada caso, con los mejores materiales posibles y el tiempo necesario hace que tu satisfacción personal sea muy alta. Esta satisfacción debe añadirse a tu cuenta de resultados como un valor más, y con más valor incluso que otros indicadores financieros.

Pedro Morchón Camino

Director de Enfoque dental

Coach certificado por Asociación española de coaching ejecutivo (AECOP) y la Asociación española de programación neurolingüística (AEPNL)

Teléfono: 671038509 / Email: info@enfoquedental.com

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